Grafik wakacji warto mieć, nawet gdy nie jest obowiązkowy

Najpierw zbierają propozycje terminów wakacji od pracowników, a następnie z nich sporządzają zestawienie urlopów dla całej załogi. Nie jest to jednak kodeksowy wymóg ani rygorystyczny spis dat, od którego nie można odejść.

Takiego planu wyjazdów nie ma - w myśl art. 163 § 1 1 k.p. -ten szef, u którego:

nie funkcjonują związki zawodowe, działa zakładowa organizacja związkowa, ale zgodziła się na to, aby nie ustalać planu.

Wówczas pracodawca określa termin wypoczynku po porozumieniu z pracownikiem.

Co zaplanować

Jeśli jednak żaden z tych warunków nie zachodzi, to co do zasady przełożony powinien udzielać urlopów zgodnie z planem. Tak stanowi art. 163 § 1 k.p. A to oznacza, że należy wykreować taki dokument, ?w którym określa się daty wykorzystania wypoczynku, uwzględniając wnioski pracowników, aby dzięki temu firma lepiej funkcjonowała. Pamiętać należy bowiem ?o tym, że pracodawca odpowiada za prawidłowy przebieg i organizację pracy w zakładzie, a w czasie wakacji musi on tak działać, aby zapewnić np. ciągłość produkcji czy stałą obsługę klientów, kontrahentów.

Plan obejmuje wszystkie urlopy przewidywane na dany rok kalendarzowy, czyli np. na 2015 r. Chodzi więc zarówno ?o bieżący wypoczynek, urlop w pierwszej pracy (art. 153 § 1 k.p.), uzupełniający (art. 158 k.p.), czyli przysługujący pracownikowi w wyższym wymiarze, bo przekroczył kolejny próg stażu pracy. Odnosi się to także do zaległych wakacji, które pracownicy powinni wziąć w pierwszej kolejności, aby się nie przedawniły i nie tworzyć nawisów urlopowych. Dzięki temu firma nie naraża się też na rezerwowanie ogromnych kwot (potrzebnych do zapłacenia ekwiwalentu) na wypadek, gdyby doszło do nagłego rozstania ?z etatowcami.

Co do zasady pracownik ma wypoczywać w roku kalendarzowym, w którym nabywa prawo do urlopu. Nie zawsze jednak jest to możliwe, bo np. chorował. Wówczas do końca trzeciego kwartału kolejnego roku kalendarzowego szef powinien udzielić podwładnemu niewybranego za poprzedni rok urlopu wypoczynkowego lub urlopów za wcześniejsze lata, jeśli jeszcze się nie przedawniły (art. 168 k.p.). Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. ?(I PK 124/05) pracodawca może wysłać na zaległy urlop, nawet gdy pracownik nie zgadza się na to (dotyczy to okresu wypowiedzenia).

Kiedy i jak długo

Kodeks pracy nie określa, do kiedy należy sporządzić grafik urlopowy. Nie stanowi też, na jaki okres należy go ustalić. Może więc przewidywać nawet krótką przyszłość, np. kwartał. Ponieważ najczęściej zatrudnieni nabywają prawo do urlopu ?1 stycznia i już tego dnia mogliby z niego skorzystać, to plan, jeśli firma się decyduje na jego tworzenie, lepiej jednak ustalić ?z pewnym wyprzedzeniem. Nawet gdy powstanie później, np. po ?1 stycznia, szef z tego powodu nie może odmówić podwładnemu udzielenia wypoczynku datującego się od nowego roku.

Na ogół termin oraz okres, na jaki sporządza się grafik, określają przepisy wewnątrzzakładowe (zbiorowy układ pracy lub regulamin pracy), jeśli takie obowiązują u pracodawcy. Tam też można wskazać procedurę jego ustalania, czyli składania wniosków urlopowych oraz sposobu ogłoszenia przyjętego już grafiku.

Nic świętego

Termin wypoczynku przyjęty w planie można przesunąć, gdy np. pracodawca ma szczególne potrzeby, a nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby tok pracy firmy (art. 164 § 2 k.p.). Przykładowo kontrola urzędu skarbowego zmusza szefa do przesunięcia daty urlopu głównej księgowej, aby była ona obecna wtedy w firmie. Takie działanie przełożonego jest zgodne z prawem.

Na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (np. chorobą członka rodziny) szef może, ale nie musi, przesunąć termin urlopu (art. 164 § 1 k.p.). Ma prawo wymagać, aby zatrudniony wykorzystał go ?w terminie ustalonym wcześniej w przyjętym harmonogramie lub po porozumieniu (jeśli w firmie nie ma planu). Jeśli jest to niemożliwe, etatowiec wnioskuje do szefa o zmianę daty wypoczynku i to uzasadnia. Zgodnie z wyrokiem SN z 15 marca 2001 r. (I PKN 306/00) pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu urlopu nieprzewidzianego w planie, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Poza rozpiską

Plan nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.), o czym przesądza trzecie zdanie art. 163 § 1 k.p. Zatem spośród 26 dni rocznego wypoczynku należnego osobie z wyższym stażem zatrudnienia, tylko 22 dni wprowadza się do harmonogramu. Cztery dni zatrudniony może wykorzystać w dogodnym dla siebie terminie i przełożony nie ma prawa mu odmówić jego udzielenia. Ponadto - zgodnie art. 168 k.p. (zdanie po średniku) - wymóg wykorzystania tego urlopu do końca trzeciego kwartału kolejnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Dzięki temu etatowiec ma prawo wziąć go w dowolnym momencie i połączyć nawet z bieżącym wypoczynkiem. Potwierdza to stanowisko Departamentu Prawnego GIP w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie (GPP-110-4560-170/08/PE).