Stary dokument może "uratować życie". Jak długo trzymać paragony, polisy, świadectwa pracy

Zacznijmy od chyba najpowszechniejszego papierka, czyli paragonu. To nie tylko dowód zakupu, ale również dokument, na podstawie którego możemy reklamować produkt. Wprawdzie sprzedawca nie może odmówić przyjęcia reklamacji nawet w przypadku jego braku (więc wiszące przy kasie tabliczki "Bez paragonu reklamacji nie uwzględnia się" nie mają znaczenia), to jednak jego dołączenie powinno przyśpieszyć całą procedurę.

Skoro sprzedawca odpowiada z tytułu niezgodności w przypadku jej stwierdzenia przed upływem 2 lat od wydania towaru, to właśnie minimalnie przez taki czas klient powinien przechowywać paragon.

W przypadku pewnych produktów (np. owoców kupowanych na wagę) termin do zgłoszenia reklamacji mija po trzech dniach od zakupu, więc nie ma potrzeby trzymania dłużej paragonów z osiedlowego warzywniaka.

Paragony bardzo szybko blakną i jeśli zostawimy je na wierzchu, to pod wpływem działania światła już po kilku miesiącach staną się nieczytelne (chyba że w kasie fiskalnej w sklepie używany jest dobrej jakości papier, ale z reguły sprzedawcy używają najtańszego).

Jak sprawić, by paragon nadawał się do odczytu przez dwa lata? Po pierwsze, można go skserować. Można też okleić go bezbarwną taśmą klejąca, co da efekt podobny do laminowania. Niskie temperatury spowalniają proces utleniania, więc jakimś sposobem jest przechowywanie paragonu w lodówce (choć trudno sobie wyobrazić archiwum w używanej na co dzień przez domowników zamrażarce).

Jest prosty trik, który pozwala odczytać wyblakły paragon: prasujemy go ustawionym na średnią temperaturę żelazkiem. Pod wpływem ciepła papier powinien zacząć ciemnieć, a niewidoczny druk ukaże się w kolorze białym na czarnym tle. Trzeba to zrobić szybko, aby żelazko nie spaliło cienkiej kartki.

To, co dla klientów jest prawem, dla sprzedawców jest obowiązkiem. Muszą przechowywać paragony przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Czas, przez który powinniśmy przechowywać niektóre dokumenty, często wynika z przepisów o przedawnieniu. Skoro roszczenie o płatności periodyczne (np. opłata za telefon czy abonament) przedawnia się po trzech latach, to dowodów opłaty nie należy wyrzucać przed upływem tego terminu.

To jednak minimalny czas przechowywania, bo sam fakt, że roszczenie jest przedawnione, nie oznacza, że firma, na rzecz której jakoby mamy dług, nie rozegra sprawy w inny, bardzo niekorzystny dla klienta, sposób. Nie ma przepisu, który zabrania wpisania do rejestru długów zadłużenia przedawnionego.

To kuriozalna sytuacja. Z jednej strony minął termin, w którym wierzyciel mógł się domagać zapłaty (i z jakiegoś powodu pozwolił, by ten termin upłynął, a więc nie wniósł sprawy do sądu). Z drugiej zaś dłużnik (lub ktoś oskarżony o bycie dłużnikiem, bo często bywa tak, że człowiek twierdzi, że zapłacił, ale po latach nie ma dowodu zapłaty) wciąż musi się liczyć z tym, że jego dług zostanie wpisany do rejestru, co bardzo uprzykrzy mu życie, gdy będzie chciał wziąć kredyt czy choćby zawrzeć umowę abonamentową.

Więcej o przedawnianiu wierzytelności w tym wideo.

Jak długo trzymać więc potwierdzenia wpłat? Na pewno więcej niż trzy lata. Biorąc pod uwagę, że większość opłat robimy za pomocą bankowości internetowej, wydruki nie zajmują fizycznie miejsca. Warto jednak archiwizować dowody przelewów. Powód? Jeśli jakaś firma zarzuci nam niezapłacenie rachunku sprzed kilku lat, a w międzyczasie zmieniliśmy bank i odtworzenie dowodu wpłaty będzie niemożliwe, trzeba będzie zapłacić - i to z odsetkami za zwłokę.

Ważną korespondencję, czy to z banku czy z firmy ubezpieczeniowej, warto przechowywać możliwie długo, bo może się zdarzyć, że firma – wielki moloch, obsługujący tysiące operacji dziennie, coś przeoczy. Z taką sytuacją zetknęła się nasza redakcyjna koleżanka, która bardzo zdziwiła się, gdy bank wezwał ją do zapłaty kilkuset złotych z tytułu różnych opłat za prowadzenie rachunku bankowego. Pojechała do oddziału i wyjaśniła, że to pomyłka, gdyż konto zamknęła kilka lat wcześniej. Pracownik banku rozłożył ręce, gdyż żadnego śladu po zamknięciu w systemie nie było.

Na swoje szczęście dziennikarka miała w domu potwierdzenie zamknięcia (czyli zostało wygenerowane, ale z niewyjaśnionych przyczyn nie zapisało się na koncie użytkownika). Gdyby go nie posiadała, prawdopodobnie nie byłaby w stanie wykazać, że rachunek faktycznie został zamknięty.

Dokumenty potwierdzające spłatę rat kredytu lub pożyczki należy przechowywać do czasu otrzymania z banku zaświadczenia potwierdzającego, że całe zobowiązanie zostało uregulowane. Umowy ubezpieczeniowe przechowujemy co najmniej przez cały okres ich ważności. W przypadku polis na życie - bezterminowo.

Nawet te polisy, które obejmują rok, warto trzymać dłużej, np. OC samochodu warto przechowywać przez 10 lat, bo taki dokument pomoże udowodnić, że kierowca, który zmienił ubezpieczyciela, wcześniej jeździł bezkolizyjnie.

Zgodnie z art. 70 ordynacji podatkowej, "zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku". Przez ten okres powinny być przechowywane nie tylko deklaracje PIT, ale także dokumenty, które służyły do dokonania rozliczenia. O ile sama deklaracja to zaledwie kilka kartek, to dokumenty mogą już, niestety, stanowić pokaźny plik papieru.

Przede wszystkim trzymamy dokumenty potwierdzające przychód, takie jak:
• wszystkie otrzymane za dany rok PIT-11 za 2016 r. (informacja pracodawcy o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy),
• wszystkie otrzymane PIT-8C ( informacja o dochodach z kapitałów pieniężnych oraz o wypłaconym stypendium),
• umowy najmu i potwierdzenia przelewów bankowych lub wpłat.

Do tego warto mieć w posiadaniu dowody poniesienia kosztów podatkowych, np. paragony i bilety komunikacji miejskiej.

Jak liczyć 5-letni okres? Przykładowo, podatek za 2017 r. będziemy musieli zapłacić do 30 kwietnia 2018 r. Okres pięciu lat zaczniemy liczyć od 2019 r.

Podatnicy rozliczający się online przez taki sam okres powinni przechowywać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). UPO jest też przechowywane w systemie e-Deklaracje i można je stamtąd pobrać po podaniu kodu autoryzującego.

Kilkakrotnie pisaliśmy o tym, że tysiące emerytów otrzymuje zaniżone świadczenia emerytalne, gdyż ZUS nie uwzględnia ich kapitału początkowego. Aby go udowodnić, muszą oni samodzielnie skompletować dokumentację potwierdzającą czas zatrudnienia i zarobki – a mówimy o stanowiskach, na których wykonywali prace nierzadko 30 czy 40 lat temu.

Z całej tej smutnej i niezawinionej przez emerytów sytuacji płynie nauka, że we własnym interesie do końca życia warto przechowywać dokumenty związane z wykonywaną pracą: umowy o pracę, świadectwa pracy, książeczkę ubezpieczeniową z wpisanymi do niej zarobkami czy stare dowody osobiste.

Przez całe życie przechowujemy także:

- świadectwa ukończenia szkoły, dyplom ukończenie studiów,
- akty chrztu dzieci (przyda się, gdy będą chciały wziąć ślub kościelny. Jeśli zaginie, można otrzymać odpis, ale wymaga to wizyty w parafii, w której dziecko było chrzczone).

Klient, czyli strona umowy zawieranej przed notariuszem, nigdy nie otrzymuje oryginału aktu notarialnego - są one przechowywane w kancelarii. Notariusz wydaje stronom odpisy. Zgubienie odpisu to żadna tragedia, bo w każdej chwili można zażądać wydania kolejnego.

Nie istnieje żadna elektroniczna baza, w której zgromadzone są wszystkie akty, więc po odpis trzeba się udać do tej kancelarii, w której doszło do zawarcia umowy. Przy czym notariusz przechowuje dokumenty przez 10 lat od dnia sporządzenia aktu. Po tym terminie przesyła akty notarialne wraz z załączonymi dokumentami do wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego, właściwego ze względu na siedzibę kancelarii (a nie miejsce zamieszkania osoby, której akt dotyczy!).

Jeśli więc dana osoba chciałaby dotrzeć do umowy sprzedaży domu, która została zawarta w lipcu 2005 r., swoje kroki powinna skierować od razu do sądu.

Każdy odpis aktu notarialnego jest dodatkowo płatny. To maksymalnie 6 zł za każdą rozpoczętą stronę (plus VAT). Za stronę uważa się tekst obejmujący nie mniej niż 25 wierszy.

Jeszcze kilka lat temu rekomendowalibyśmy bezterminowe przechowywanie aktów stanu cywilnego: aktów urodzenia i aktu zawarcia małżeństwa. Wprawdzie w razie zgubienia można było wyrobić odpis w Urzędzie Stanu Cywilnego, ale wydawały je tylko te urzędy, które je przygotowały. W 2015 r. zmieniły się przepisy i, dzięki wprowadzeniu elektronicznej rejestracji aktów stanu cywilnego, można je otrzymać w dowolnym urzędzie w całym kraju.

Bardzo ułatwiającym obywatelom życie rozwiązaniem jest możliwość otrzymania odpisu w formie elektronicznej. Nie wymaga to wizyty w USC.

Odpisy wydawane są odpłatnie (choć istnieją kategorie osób, które nie płacą). Kosztuje to:
• 22 zł – za odpis skrócony aktu stanu cywilnego,
• 33 zł – za odpis zupełny aktu stanu cywilnego (zawiera więcej informacji niż odpis skrócony).