Nadeszła era pracownika – droga do stworzenia idealnego biura w 10 krokach

Jednymi z największych wyzwań, przed którymi aktualnie stoją polskie firmy, są pozyskanie i utrzymanie talentów. W dobie niskiego bezrobocia, kształtującego się na poziomie 5,9 proc., coraz trudniej jest zatrzymać pracowników w firmie na dłużej. Jednocześnie zmieniające się wymagania kolejnych pokoleń wchodzących na rynek kształtują nowe trendy odnośnie stylu pracy oraz oczekiwań względem pracodawców. Miejsce pracy aktualnie jest jednym z najważniejszych czynników, które wpływają na przyciąganie talentów do organizacji – bierze je pod uwagę aż 75% osób. Dlatego też firmy powinny koncentrować się nie tylko na employer brandingu, konkurencyjności wynagrodzeń czy benefitach pozapłacowych, ale wychodzić poza utarte schematy. Biuro to wizytówka firmy, która kreuje pierwsze wrażenie zarówno wśród klientów, jak i kandydatów do pracy. Dobrze zaplanowana i zaaranżowana przestrzeń wpływa również na komfort i wydajność pracy.

Wiele czynników decyduje o finalnym kształcie przestrzeni szytej na miarę potrzeb danej firmy i jej pracowników. Znając ten skomplikowany proces, zespół wykwalifikowanych ekspertów z firm Walter Herz, Billennium, Grupy Nowy Styl, Ressco oraz CluePR przygotował raport Biuro 10.0 – 10 kroków do idealnego biura. Firmy te łączy wspólny mianownik – na co dzień doradzają organizacjom w optymalizacji ich działań. Celem publikacji jest przedstawienie najważniejszych korzyści płynących z dobrze zrealizowanej i zaplanowanej zmiany siedziby firmy oraz uzmysłowienie roli całego procesu, podczas którego należy przeanalizować potrzeby zarówno przedsiębiorstwa, jak i aktualnych oraz przyszłych pracowników.

Raport: Biuro 10.0 – 10 kroków do idealnego biura, powstał w oparciu o doświadczenia i wiedzę ekspertów. Dokładnie pokazuje proces najmu i dostosowania powierzchni biurowej pod konkretne oczekiwania i wyzwania. Raport omawia poszczególne etapy: od analizy potrzeb firmy i jej pracowników, poprzez odpowiednie rozeznanie rynku i negocjacje warunków najmu, aż po aranżację i wsparcie poprocesowe. Eksperci pokazują, jak dużym wyzwaniem dla przedsiębiorstw jest zmiana biura oraz jaki może mieć wpływ na wizerunek przedsiębiorcy.

– Poprzez lata pracy oraz dokładne obserwacje i analizy rynku zarówno my, jak i każdy z Partnerów Raportu Biuro 10.0, zaobserwowaliśmy że polscy przedsiębiorcy wyraźnie zmienili podejście do wyboru i adaptacji nowego miejsca dla swojej firmy. Biorąc pod uwagę trendy rynkowe oraz nasze doświadczenie, wyodrębniliśmy 10 podstawowych kroków, jakie należy wykonać w procesie najmu biura – mówi Bartłomiej Zagrodnik, Prezes Zarządu firmy doradczej Walter Herz.

Stworzenie idealnego biura to nie lada wyzwanie dla przedsiębiorcy. W dobie wejścia na rynek pracy pokolenia Milenialsów, które do 2022 roku będzie stanowić już 75% osób aktywnych zawodowo na świecie, firmy muszą dostosować się do oczekiwań pracowników. – Pokolenie Milenialsów to obszerna i zróżnicowana grupa. Wbrew przyjętym stereotypom są oni pracowici. Większość z nich z chęcią podjęłaby pracę zawodową nawet wtedy, gdyby nie potrzebowała pieniędzy. Wynika to z wyznawanych przez nich wartości – dla nich praca jest okazją do samorozwoju, poszerzania horyzontów, a także kontaktów z inspirującymi osobami – mówi Karol Świtała, Partner Zarządzający w Clue PR. Właśnie dlatego, w procesie poszukiwania nowego biura czy zmiany aranżacji siedziby firmy należy pamiętać o ludziach, którzy będą w nim pracować. Identyfikując i analizując oczekiwania względem nowej przestrzeni warto uwzględnić opinię swojego zespołu. Dobrze przeprowadzony proces metamorfozy biura to zaoszczędzone pieniądze i potencjalnie atrakcyjniejsze miejsce tak dla przyszłych, jak i obecnych pracowników.

Jak dowiedzieć się jakiego biura potrzebuje dana firma? Open space, biuro strefowe czy activity based working? Trzeba poznać potrzeby i charakter organizacji oraz zbadać jej cele – zarówno te rozwojowe, jak i dotyczące zatrudnienia. To elementy, które wpływają na wybór optymalnych rozwiązań przy projektowaniu przestrzeni do pracy. Zmiany bądź przenosiny biura w nowe miejsce to także odpowiedni moment na przemyślenie sposobu wykorzystywania, przetwarzania i przechowywania papierowej wersji dokumentów.

– Tak zwane Paperless Office to podejście pełne korzyści – zarówno finansowych, jak i dla środowiska naturalnego. Firmy poprzez wdrażanie tego rozwiązania zmniejszają ślad ekologiczny przedsiębiorstwa ograniczając zużycie papieru przy jednoczesnej optymalizacji procesu obiegu dokumentów w firmie. Aspekt odpowiedzialności ekologicznej i wpływu na otoczenie oraz bezpośrednio na środowisko coraz częściej jest ważny również dla pracowników – wyjaśnia Piotr Aftewicz, Członek Zarządu ds. produktów w Billennium Paperless.

Co decyduje o wyborze nowego pracodawcy? Aż 75% pracowników bierze pod uwagę atrakcyjność biura przy wyborze nowego miejsca pracy – wynika z danych Grupy Nowy Styl. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie pomysłów zespołu, które można wdrożyć w projekt nowej przestrzeni firmy. Jasny podział stref i przemyślana przestrzeń do pracy to nie wszystko. Równie istotne jest oświetlenie, które może zwiększyć efektywność pracowników, a także odpowiedni podział czy wyciszenie poszczególnych stref biura. Przykładem może być tu biuro typu open space, na który narzeka coraz więcej pracowników. Brak ścian oraz duża liczba osób w otwartej przestrzeni wiąże się z większym hałasem, co negatywnie wpływa na komfort pracy – obniża go aż o 32%. Ważne są również przestrzenie wspólne – aż w 1/3 firm przebadanych przez Grupę Nowy Styl problemem jest wielkość pomieszczeń socjalnych.

Decyzja o zmianie siedziby firmy lub jej wystroju to skomplikowany proces. Można go ułatwić i zmaksymalizować jego efektywność dzięki zaproszeniu do współpracy ekspertów, którzy pomogą bezpiecznie przeprowadzić przedsiębiorstwo przez wszystkie 10 etapów potrzebnych do stworzenia biura idealnego. Dzięki temu powstanie przestrzeń do pracy, która będzie w pełni dopasowana do charakteru i potrzeb konkretnej firmy. Efekt? Oszczędności w kosztach operacyjnych, zwiększenie efektywności oraz zadowolenia pracowników, a docelowo – poprawa wizerunku wśród klientów.

Raport: Biuro 10.0. 10 kroków do idealnego biura jest prezentowany w ramach tegorocznej edycji Akademii Najemcy zainicjowanej przez Walter Herz. W jej ramach w trakcie cyklicznych spotkań i szkoleń, eksperci z różnych dziedzin związanych z rynkiem biurowym prowadzą szkolenia w formie warsztatów, umożliwiając jednocześnie wymianę wiedzy między użytkownikami. Uczestnicy z całej Polski zdobywają wiedzę, m.in. na temat wynajmu biur, praw i obowiązków najemców, technik negocjacyjnych, umów, opłat i rozliczeń, zarządzania budynkami czy trendów w aranżacji biur, wyposażenia lub wykończenia. Najważniejszym wyróżnikiem szkoleń jest duża dawka wiedzy praktycznej oraz możliwość szerokiej wymiany doświadczeń między uczestnikami.

1 Źródło: Kantar Millward Brown dla Work Service
2 Źródło: Grupa Nowy Styl; Raport: Jak stworzyć dobre biuro?
3 Źródło: GUS, lipiec 2018.
4 Źródło: Deloitte
5 Źródło: Exeter University, 2017