4 zasady efektywnej współpracy z biurem tłumaczeń

Tak jak w przypadku rozpoczęcia każdego innego projektu, zamawianie tłumaczeń dla firmy wymaga opracowania planu działania. Pod uwagę należy wziąć ilość materiałów, czas wykonania zlecenia, języki, na które trzeba je przetłumaczyć, branżę, której dotyczą oraz odbiorcę. Trzeba pamiętać, że na przykład tłumaczenia specjalistyczne wiążą się z koniecznością znalezienia tłumacza znającego odpowiednią terminologię. Tryb ekspresowy tłumaczenia podwyższy cenę usługi, podobnie jak przekład na niepopularne języki. Zebranie tych danych w początkowej fazie planowania pozwoli na określenie realnego zapotrzebowania firmy.

Na tym etapie ważne jest także przygotowanie próbek tekstów oraz materiałów źródłowych. Im więcej informacji zawierają tym sprawniej przebiega przygotowanie, zaowocuje trafniejszym doborem tłumacza oraz szybszym wykonaniem zlecenia.

Jak się przygotować?

Podstawowym pytaniem, na jakie powinien odpowiedzieć sobie zamawiający to czy potrzebuje tłumaczyć regularnie czy to jednorazowy projekt. W przypadku dłuższej współpracy z biurem tłumaczeń można wypracować indywidualne, atrakcyjne cenowo warunki. Danemu zleceniu zostaje przypisany jeden project manager, który zajmuje się nim od początku do końca. Przy każdym kolejnym zleceniu współpraca jest więc sprawniejsza - przedstawiciel biura zna już dokładnie wymagania przedsiębiorstwa i potrafi przewidywać jego potrzeby.

Współpracę z profesjonalnym biurem możemy rozszerzyć o dodatkowe usługi, takie jak DTP, analiza danych wielojęzycznych czy transkrypcje nagrań. Precyzyjnie określone wymagania względem biura pozwolą na sprawne przeprowadzenie negocjacji.

Klient, który przygotuje się do rozmowy na temat swoich potrzeb zawsze otrzyma możliwie najlepszą ofertę - przekonuje Krzysztof Zdanowski, Prezes Zarządu biura tłumaczeń Summa Linguae - Poprawne oszacowanie wielkości zamówienia czy rodzaju tekstów pozwoli naszym pracownikom na bardzo precyzyjne dobranie tłumacza oraz dostosowanie niezbędnych usług. Wcześniejsze przygotowanie znacząco ułatwia współpracę obydwu stronom.

Co zapewni najlepszą jakość?

W portfolio biura tłumaczeń trzeba szukać firm o podobnym profilu co nasz - biuro powinno mieć doświadczenie w tłumaczeniu tekstów z naszej branży. Oznacza to, że współpracuje z tłumaczami-specjalistami oraz posiada glosariusze i pamięci tłumaczeniowe ze specjalistycznym słownictwem. Wpłynie to pozytywnie na jakość tłumaczenia - jego spójność terminologiczną i szybszy termin wykonania.

Warto zwrócić uwagę, czy biuro tłumaczeń posiada dokumenty świadczące o wysokiej jakości świadczonych usług. Przykładem może być certyfikat ISO 9001:2008. Wydawany jest on firmom spełniającym wysokie wymagania dotyczące zarządzania jakością. Widząc ten certyfikat, klient może być pewien, że dane biuro jest silnie zorientowane na rozwój i systematycznie bada poziom zadowolenia klientów. Innym przykładem jest certyfikat jakości zgodny z normą EN-15038, który odnosi się wyłącznie do branży tłumaczeniowej. Zamawiając tłumaczenie w biurze, które go posiada, można być pewnym, że korzysta z nowoczesnych rozwiązań IT i narzędzi wspomagających proces tłumaczenia, sprawnie zarządza projektami, a na jakość przekładu wpływa dodatkowa weryfikacja tekstu.

Czego oczekiwać poza tłumaczeniem?

W trakcie współpracy z biurem tłumaczeń, zamawiający powinien być otwarty na konsultacje i sugestie. Doświadczony project manager lub przedstawiciel handlowy mogą doradzić jakie materiały warto przetłumaczyć, na jakie języki oraz czy potrzebna jest dodatkowa weryfikacja lub korekta.

Osoba odpowiedzialna za nasz projekt może także zaproponować dodatkowe usługi takie jak DTP, analiza danych wielojęzycznych lub transkrypcja nagrań. Zlecając obróbkę graficzną materiału temu samemu podwykonawcy, można być pewnym, że efekt końcowy będzie pełnowartościowy pod względem językowym i graficznym. Podobnie jest z innymi usługami dodatkowymi — zlecenie ich jednemu usługodawcy zaowocuje spójnym i uporządkowanym materiałem.

Wypracowanie dobrych warunków z biurem tłumaczeń jest bardzo korzystne dla budżetu i wizerunku firmy. W osiągnięciu tego celu pomoże nam ocena realnego zapotrzebowania firmy, analiza naszych wymagań, weryfikacja doświadczenia i kompetencji biura tłumaczeń oraz sprawna i otwarta komunikacja z project managerem. Rezultatem takiej współpracy będą tłumaczenia wysokiej jakości i racjonalne wydatki.