Polskie firmy niedbale archiwizują pocztę elektroniczną

Oceniając zakres zastosowania poczty elektronicznej, badani stwierdzili, że jest ona powszechnie używana przez pracowników na wszystkich szczeblach i to w dużych ilościach do komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, będąc najczęstszym narzędziem kontaktu z klientami (negocjacje, umowy, faktury). Ponadto respondenci zadeklarowali, że za pomocą maili przekazują konkretne (np. dokumenty), jak i mniej formalne informacje, wypełniają ankiety, wysyłają i odbierają faksy oraz organizują sobie pracę.

Badani podkreślali, że systematyczne archiwizowanie poczty przynosi duże korzyści: chroni przed utratą wartościowych dla firmy lub pracownika danych, daje dowód na dokonane zlecenia i łatwiejszy dostęp do ważnych danych. Mimo uświadomienia sobie potrzeby archiwizacji firmy podchodzą do tego problemu w sposób bardzo zróżnicowany. Do najczęstszych metod przechowywania poczty elektronicznej badani zaliczyli zgrywanie danych na płyty CD przez pracowników, automatyczną archiwizację wybranych katalogów lub kont pocztowych wybranych osób (najczęściej zarządu oraz działu finansowego), centralną archiwizację dla całej firmy oraz zaawansowany sposób archiwizacji w systemie CRM.

Ankietowani różnie oceniali skuteczność zastosowanych metod archiwizacji. Zgrywanie danych przez pracowników we własnym zakresie prowadzi według nich do przepełnienia skrzynek i grozi utratą danych. Serwery wewnętrzne też mają wady wytknięte przez respondentów: wysokie koszty utrzymania, duże obciążenie systemu i spowolnienie jego pracy oraz konieczność ciągłej kontroli i zabezpieczenia przed próbami włamań. . Z kolei korzystanie z serwera zewnętrznego (na zasadzie outsourcingu), choć usprawnia działanie, niesie z sobą brak poczucia bezpieczeństwa i zagrożenie utraty ważnych danych pozostających poza firmą.

Zdaniem badanych najważniejsze w archiwizacji poczty elektronicznej jest niezawodność, bezpieczeństwo, systematyczność oraz szybkość procesu archiwizacji i odzyskiwania danych. Wysoko została oceniona możliwość dostępu do poczty oraz archiwum drogą on-line z każdego miejsca na świecie. Respondenci oczekiwaliby również od rozwiązań zabezpieczających komunikację e-mail wygodniejszego interfejsu w języku polskim, prostoty obsługi, większej ilości przydatnych opcji (jak np. informacji o dokonywanej archiwizacji) i możliwości konfiguracji (decydowania o metodzie kompresji, czasu archiwizacji, wielkości archiwum). Dla badanych istotne znaczenie miała także kompatybilność z różnymi plikami i systemami, niewielkie obciążenie systemu, dostępność aktualizacji, zabezpieczenie przed wirusami oraz wsparcie techniczne.

Pentor Research International przeprowadził sondaż na temat archiwizacji poczty elektronicznej w lutym 2008 roku wśród kierowników i informatyków z dużych i średnich firm o obrotach powyżej 50 mln z województwa mazowieckiego, wielkopolskiego oraz śląskiego. Wywiady przeprowadzono w następujący sposób: 3 rozmowy w każdym z województw w średnich firmach (od 51 do 250 pracowników) oraz 2 wywiady w dużych firmach (powyżej 1000 pracowników). Jako technikę badawczą zastosowano IDI (Indywidualne Wywiady Pogłębione) uzupełnione przez Brand Sight® - zestaw pomocy wizualnych służących do poznania złożonych reakcji, uczuć oraz wrażeń trudnych do wyrażenia w słowach.