Pisma urzędowe pisane prostym językiem? Coraz częściej jest to możliwe

„Podmiot wpłacający (zwany posłańcem czy wyręczycielem) działa w tym przypadku jako podmiot umocowany do zapłaty zobowiązanego (w sensie technicznym). Podmiot ten nie dokonuje wówczas zapłaty opłaty, lecz wpłaty kwoty tytułem opłaty. Zapłata kwoty opłaty ma w tym przypadku wyłącznie wymiar techniczny” – to fragment pisma o tytule „Informacja dodatkowa. Sposób dokonania zapłaty opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi”, którego autorem jest Urząd Miasta Krakowa. Dokument ten stał się popularny w mediach przed około dwoma laty i przedstawiany jest do dziś jako przykład urzędniczego bełkotu.

To oczywiście nie jest wyjątek - tego rodzaju zapisów w urzędowych dokumentach są tysiące. Tysiące niezrozumiałych dla przeciętnego Kowalskiego zdań, zwrotów, słów. Można oczywiście powiedzieć, że są pewne wymogi jednego ze stylów języka polskiego – stylu urzędowo-kancelaryjnego. Nie można jednak pewnych typowych dla tego stylu cech stawiać ponad zrozumiałość. Kilka lat temu zainicjowane zostały działania, mające na celu „zbliżenie” pism urzędowych do zwykłego, szarego obywatela. Powstały specjalne programy oraz opracowania.

- Największym problemem polskich urzędników jest brak odwagi do pisania osobowego (per „my”), parafrazowania przepisów zamiast ich kopiowania oraz porzucenia starych konwencji gatunkowych. Poważnym problemem jest również nadmiar metatekstu, czyli „pisanie o pisaniu”. To zwroty w stylu „w odpowiedzi na”, „uprzejmie informuję, że”, „jednocześnie nadmieniam” – z perspektywy informacyjności tekstu są one zbędne, a do tego spychają ważne informacje do środka akapitów – mówi w rozmowie z WP dr Tomasz Piekot.

Pracownia Prostej Polszczyzny, działająca przy Instytucie Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego, ma na swoim koncie kilkanaście ekspertyz oraz opracowanych poradników dla urzędników, m.in. „Prosto o konkursach Funduszy Europejskich”.

Kolejne, na co dr Piekot zwraca uwagę, to nadmiar rzeczowników odczasownikowych. "Ukrywanie czynności" lub "choroba rzeczownikowa" - bo tak określa się to zjawisko - powoduje, że tekst jest skostniały, mało dynamiczny. Cecha ta - wraz z "pisaniem o pisaniu" - doprowadza do tego, co członkowie Pracowni w jednej z publikacji nazwali "urzędowym hamletyzowaniem". Chodzi o interpretacyjną niepewność, nadmierną wieloznaczność i rozwlekłość tekstu. Zamiast tego proponują pisanie krótką, dynamiczną frazą w "rytmie Cezara". Zadania powinny być krótkie, obfitować w czasowniki, dokumenty zaś - pozbawione niepotrzebnych informacji, treści znanych obywatelowi, a zwłaszcza zbędnych słów.

- Ostatni ważny problem to pisanie do nas z perspektywy urzędu, a nie obywatela. Teksty zaczynają się od podstaw prawnych (choć powinny się nimi kończyć), a główna informacja znajduje się na końcu – dodaje Tomasz Piekot. Jak to zmienić? Warto przyjrzeć się dwóm przykładom zaczerpniętym z podręcznika opracowanego przez PPP.

Pierwszy – „Zgodnie z art. 5. pkt 1. Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL 2007-2013 o dofinansowanie projektu ubiegać mogą się wszystkie podmioty, z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych).”

Drugi – „Zgodnie z prawem (1) – o dofinansowanie projektu mogą się starać wszystkie podmioty oprócz osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych).” Odnośnik (1) kieruje do wymienionych pod właściwym tekstem podstaw prawnych – w tym przypadku wspomnianego art. 5 pkt 1. Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL 2007-2013.

Treść niby ta sama, a jednak w przykładzie drugim od razu, na samym początku tekstu wiadomo, kto może starać się dofinansowanie, a jest to najważniejsza informacja do przekazania odbiorcy tego tekstu.

Inny przykład przekształcenia tekstu urzędowego?
„Formularz wniosku należy wypełnić w sposób staranny i przejrzysty, aby ułatwić jego ocenę. W celu zapewnienia jasności i czytelności wniosku należy posługiwać się językiem precyzyjnym i dostarczyć wystarczającą ilość szczegółowych informacji, a w szczególności należy podać, w jaki sposób cele projektu będą osiągnięte, wykazać korzyści związane z jego realizacją oraz uzasadnić zgodność projektu z celami programu”
czy może
„Formularz wypełnij starannie. Dzięki temu szybciej ocenimy Twój wniosek. Pisz przystępnie i podaj wszystkie ważne informacje. Uzasadnij, że Twój projekt jest zgodny z celami programu. Koniecznie opisz, jak osiągniesz cele projektu i jakie korzyści on przyniesie.”?

Czy zrozumiałość tekstów da się w jakiś określony sposób zmierzyć? Okazuje się, że można to zrobić dzięki wskaźnikom przystępności języka. Jeden z nich - wskaźnik mglistości języka (FOG) opracował jeszcze w latach 50. amerykański przedsiębiorca Robert Gunning. Dziś wiadomo, że na przystępność języka wpływa m.in. długość wyrazów oraz długość zdań. Im krótsze wyrazy, tym tekst prostszy. Im krótsze zdania, tym szybciej je czytamy.

Według wyliczeń dra Marka Maziarza z grupy badawczej Logios, średnia mglistość polskich tekstów urzędowych wynosi 13,7 FOG, jednak rozporządzeń unijnych – już 20,1. Mglistość w czasopismach informacyjnych wynosi od 10 do 12 FOG, zaś wskaźnik FOG dla polszczyzny mówionej wynosi jedynie 3,5.

Wskaźnik FOG wiąże się z poziomem wykształcenia. Na przykład FOG 1 odpowiada jednemu rokowi edukacji w szkole. Oznacza to, że tekst mający FOG 4 jest łatwy w czytaniu dla uczniów klasy czwartej szkoły podstawowej, a tekst o FOG 10 – dla uczniów szkoły średniej. Wynika z tego, iż teksty urzędowe przypominają trudnością teksty czytane na studiach licencjackich, zaś rozporządzenia unijne – lektury doktorantów.

Czy istnieją jakieś konkretne sposoby, dzięki którym można poprawić zrozumiałość wielu urzędowych dokumentów? – Głównym założeniem, na którym oparliśmy się, tworząc nowy sposób redagowania tekstów urzędowych i firmowych, jest pewność, że zmieniają się warunki cywilizacyjne. Tekst urzędowy powinien być bowiem jak najkrócej przez czytelnika dekodowany. Priorytetem jest szybka lektura, podczas której czytelnik "bez zbędnej zwłoki" poznaje wszystkie ważne informacje - tłumaczy dr Tomasz Piekot. Chodzi tu zwłaszcza o informacje przekładające się na działanie czytelnika (np. co, gdzie wpłacić i do kiedy?).

Dr Piekot proponuje cztery kroki, dzięki którym można uczynić tekst bardziej przystępnym. Pierwszym jest stworzenie odpowiedniej kompozycji tekstu, która da czytelnikowi szybki dostęp do całego jego „planu”. Wskazane jest używanie śródtytułów przed każdym kolejnym akapitem – pozwala to łatwo orientować się w tekście i znaleźć interesujące nas informacje. Krokiem drugim jest ograniczanie długości zdań do percepcyjnych możliwości czytelnika. Zdania nie powinny być dłuższe niż 20 wyrazów. Krok trzeci to unikanie gramatycznych spowalniaczy „ukrytych czynności”, strony biernej, form bezosobowych. Czwarty krok to zbudowanie w tekście dobrych relacji z czytelnikiem. Konieczne jest tu odejście od urzędowej opresji i paternalizmu.

- Mówiąc inaczej, jako społeczeństwo jesteśmy już chyba gotowi do bardziej „partnerskich” relacji z własnym państwem. Tylko czy państwo też jest do tego gotowe? – pyta Tomasz Piekot.

Wiele instytucji państwowych zdecydowało się na uproszczenie języka swoich tekstów. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów opublikowała broszurę, w której można znaleźć propozycje bardziej przystępnej komunikacji z petentem. Prosty styl pisania upowszechnia również Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, a od niedawna również Ministerstwo Finansów. Przykładem wyjścia naprzeciw potrzebom społeczeństwa i „ułatwienia ludziom życia” jest niewątpliwie portal obywatel.gov.pl, na którym bez problemu zdobędziemy wiedzę o interesujących nas usługach publicznych, takich jak choćby wymiana dowodu osobistego, uzyskanie zasiłku opiekuńczego czy regulacja spraw meldunkowych.

W lipcu tego roku skarbówka przeprowadziła eksperyment, który polegał na tym, że rozesłano do podatników wezwanie do zapłaty napisane prostym językiem, wyzbytym urzędowych sformułowań znanych z podobnych pism. Przyjęto również łagodny ton, informując o konsekwencjach, które spotkają podatnika, gdy ten nie dokona zapłaty. Efekt? W reakcji na takie pismo, zapłaty dokonało ponad 1050 osób – w przypadku tradycyjnego wezwania było ich o 300 mniej. Co więcej, znaczna część z podatników poinformowanych w sposób „ludzki” płaciło już w pierwszym tygodniu po otrzymaniu wezwania.

- Uproszczenie komunikacji między instytucją a obywatelem daje kilka wymiernych korzyści. Po pierwsze - tekst ma mniejszą objętość, pisze się go szybciej i szybciej również czyta. Po drugie – kiedy obywatele dobrze rozumieją teksty urzędowe, rzadziej kontaktują się z urzędami. Po trzecie – poprawia się społeczny odbiór takich instytucji jako przyjaznych obywatelom. Po czwarte – prosty język nie pozwala na manipulację. W prostym języku niczego nie da się ukryć bowiem za słowną „watą” – mówi WP dr Tomasz Piekot z Instytutu Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego.

Byłeś świadkiem lub uczestnikiem zdarzenia? .