Kilka kroków do sukcesu w projekcie unijnym

Materiał powstał we współpracy z Ministerstwem Funduszy i Polityki Regionalnej ze środków Funduszu Rozwoju Regionalnego

Umowa o dofinansowanie określa warunki wypłaty dofinansowania, harmonogram prac, budżet projektu. Wskazuje jakie prawa i obowiązki ma beneficjent. Dlatego nie można schować jej do archiwum. Po pierwsze trzeba się z nią dokładnie zapoznać, żeby żaden zapis nie był zaskakujący. Po drugie, warto często odświeżać sobie określone w niej warunki, aby uniknąć błędów w realizacji projektu.

Kwalifikowalność wydatków, czyli sprawdzenie czy mogą być sfinansowane z funduszy unijnych, jest analizowana podczas oceny wniosku. Ale nie tylko. Kiedy projekt jest już realizowany, beneficjent kupuje sprzęty, usługi czy płaci pracownikom oraz wykonawcom. Z poniesionych kosztów musi się rozliczyć. Na tym etapie po raz kolejny instytucja sprawdza, czy wszystkie wydatki są kwalifikowalne. Co to oznacza? Dostawca lub wykonawca musi być wybrany zgodnie z procedurami – uczciwie i z zapewnieniem równego dostępu. Koszty zakupów czy usług muszą być rynkowe, pasujące do zadań w projekcie i uzasadnione. Wszystkie wydatki powinny być także udokumentowane – np. umowami, protokołami odbioru, fakturami.

Umowa o dofinansowanie określa, jak często beneficjent powinien pokazywać instytucji stan swojego projektu. Najczęściej odbywa się to raz na trzy miesiące. Wtedy trzeba złożyć wniosek o płatność. Beneficjent wykazuje w nim wydatki, które poniósł w tym okresie. Opisuje też, na jakim etapie jest projekt – co udało się już zrealizować, czy pojawiły się jakieś problemy. Warto podejść do tego bardzo rzetelnie. Jeśli pojawiły się jakieś kłopoty, można szybko zareagować i uzgodnić z instytucją np. zmiany w budżecie czy harmonogramie prac.

O projektach realizowanych z dofinansowaniem unijnym musimy informować innych. Beneficjent powinien informować o tym, że korzysta z Funduszy Europejskich. Najczęściej trzeba taką wiadomość umieścić na stronie internetowej, plakacie albo tablicy informacyjnej. Nie można zapomnieć o odpowiednich znakach graficznych funduszowych i Unii Europejskiej.

Beneficjenci muszą liczyć się z tym, że ich projekt może być kontrolowany. Może to być sprawdzenie dokumentów albo wizyta kontrolerów. Każdy ma obowiązek poddać się takiej kontroli. Warto na bieżąco monitorować projekt, dbać o porządek w dokumentach oraz zawsze stosować się do zasad z umowy o dofinansowanie. Wtedy żadna kontrola nie będzie nieprzyjemnym zaskoczeniem.

Materiał powstał we współpracy z Ministerstwem Funduszy i Polityki Regionalnej ze środków Funduszu Rozwoju Regionalnego