Jak zostałem "radnym". Z Urzędu Miasta Warszawy przez lata wyciekały dokumenty

W połowie grudnia wchodzę na zdalne zebranie Rady Społecznej Szpitala Zakaźnego, jednej z najważniejszych placówek medycznych w stolicy. Dlaczego w ogóle trafiam na to spotkanie? To efekt jednej z historii, które nie powinny były się wydarzyć, ale się wydarzyły. Przez ponad trzy lata, aż do wspomnianego zebrania odbywającego się w połowie grudnia, wrażliwe dokumenty z Urzędu Miasta Warszawa oraz Szpitala Zakaźnego zamiast do radnego PiS, wędrowały na prywatny adres mailowy prywatnej osoby, która - pomimo zgłaszania pomyłki - w końcu straciła cierpliwość i zgłosiła sprawę do mnie jako dziennikarza.

- Dzień dobry, panie burmistrzu - słyszę z ust ważnej urzędniczki Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie, która ewidentnie myli mnie, choć na spotkanie wszedłem z własnego konta w popularnym komunikatorze, podpisanego imieniem i nazwiskiem. Obok radni, szefowe komisji, eksperci od spraw zdrowia. Wcześniej przez prawie godzinę słucham o dramatycznej sytuacji covidowej, walce o każdy respirator i przeszkolony personel, który może je obsługiwać. Z ust osób kierujących placówką padają słowa takie jak "chaos", ale słychać wyraźnie, że robią, co mogą, aby pomagać chorym w samym szczycie IV fali pandemii.

Gdy na owym spotkaniu odpowiadam urzędniczce, że nie jestem burmistrzem, ale dziennikarzem, który chciał poinformować o naruszeniu standardów bezpieczeństwa, jedna z uczestniczek spotkania łapie się za głowę. Następują konsternacja i zamieszanie. A przecież całej sprawy można było uniknąć, gdyby tylko stosowano się do podstawowych zasad bezpieczeństwa w sieci i zgodnie z przepisami w sprawach służbowych kontaktowano się jedynie poprzez służbowe maile. A to, jak zbyt dobrze wiemy, w Polsce nie działa.

"Szanowni Państwo. Informuję o posiedzeniu Komisji Zdrowia (...). W załączeniu przekazuję: projekt planu pracy Komisji na 2020 i sprawozdania za 2019 r., projekt stanowiska komisji, porządek posiedzenia, korespondencja, która wpłynęła do komisji i projekt protokołu z poprzedniego posiedzenia. Projekty uchwał do zaopiniowania znajdują się w materiałach sesyjnych. Pozdrawiam".

- Widzi pan? Ja takich maili dostaję masę. Zaczęło się pod koniec 2018 roku i trwa do dzisiaj. Komisje, posiedzenia, linki do połączenia się na sesje, dokumenty finansowe - słyszę od informatora, który przekazał mi maile otrzymywane z Urzędu Miasta i Szpitala Zakaźnego w Warszawie. Dlaczego je otrzymywał? Jak udało mi się ustalić, jego adres mailowy bliźniaczo przypominał prywatną skrzynkę radnego PiS z warszawskiej Woli Macieja Binkowskiego.

- Zgłaszał pan ten problem? - pytam. - Oczywiście - odpowiada mój rozmówca i na dowód pokazuje list do podinspektor Urzędu m.st. Warszawy Barbary Pikuli z 30 listopada 2018 r., która wysłała pierwszego źle zaadresowanego maila. Od tego czasu minęły trzy lata i nic. Korespondencja raz po raz przychodziła nadal.

Oczywiście część rzeczy - takich jak protokoły z posiedzeń Komisji Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego czy Komisji Zdrowia - są jawne i możliwe do wglądu za pośrednictwem dostępu do informacji publicznej. Jednak wśród kilkudziesięciu stron dokumentów, które przejrzałem, znajdowały się również takie, których wysłanie w niepowołane ręce mogło być złamaniem m.in. rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Wśród nich:

• Liczba etatów, średnie miesięczne wynagrodzenie i siatka płac szpitala; od dyrektorów, przez administrację, po lekarzy i personel medyczny
• Przychody netto z prowadzonej działalności Szpitala. Koszty, wyniki finansowe netto, aktywa obrotowe, pasywa, należności, inwestycje
• Stanowisko lekarzy stomatologów SZPZLO Warszawa Targówek, którzy szczegółowo informują Radę Miasta o powodach fiaska rozmów o podniesieniu minimalnego wynagrodzenia w rozmowach z dyrekcją szpitala
• Przeróżne wnioski szpitali z prośbą o dofinansowania kluczowych inwestycji. W jednym z dokumentów adresowanych do prezydenta Rafała Trzaskowskiego ze stycznia 2020 r. czytam: "W chwili obecnej prawie 40 proc. sprzętu eksploatowanego w miejskich podmiotach leczniczych to sprzęt przestarzały (rok produkcji 2009 i starszy). Sprzęt ten jest zazwyczaj mocno wyeksploatowany i awaryjny, a koszty jego serwisu i naprawy są bardzo wysokie (…). Sprzęt jest również przestarzały technologicznie, co może wpływać na wiarygodność wyników diagnostycznych lub skuteczność terapii, a to z kolei na bezpieczeństwo pacjentów"
• Notatka służbowa do przewodniczącego Komisji Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego Rady m.st. Warszawy w sprawie podniesienia stawki ekwiwalentu dla strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych: Wesoła, Ursus oraz Stara Miłosna
• Prośba o wsparcie finansowe na budowę i modernizację (wyszczególnione koszty) ze szpitala publicznego na warszawskiej Ochocie
• Uchwały prezesa Naczelnej Izby Lekarskiej do Rady Miasta

Wszędzie znajdują się podpisy, dane osobowe, pieczątki, wyliczenia kosztów, potrzebny sprzęt, proponowane projekty uchwał. 

Z prośbą o wyjaśnienia zwracam się do wszystkich stron: radnego, urzędniczki, której zgłoszono błąd, Urzędu Miasta i Szpitala Zakaźnego. Z ich relacji wyłania się obraz braku jakiejkolwiek świadomości problemu, braku mechanizmów weryfikacji, spychania spraw na inne podmioty i - ostatecznie, pomimo zgłoszenia wycieku danych - prób tuszowania całej sprawy.

- Czuję się poszkodowany całą sytuacją, która działa się w dwóch niezależnych od siebie podmiotach, a na którą nie miałem wpływu. Jednocześnie informuję, że o szczegółach tej sprawy dowiedziałem się dopiero od redakcji portalu WP. Zarówno pracownicy Urzędu Miasta jak i Wojewódzkiego Szpitala Zakaźnego, którzy po rozmowie z panem mieli świadomość naruszenia przepisów o ochronie informacji i danych osobowych, nie zawiadomili mnie o tym - mówi WP radny Maciej Binkowski. Jak dodaje w oświadczeniu, był przekonany, że cała korespondencja trafia jedynie na regulaminowy adres w domenie Urzędu Miasta. Jak w takim razie mogło dojść do pomyłki?

- Przypuszczam, że korespondencja kierowana do mnie była wysłana na kilka różnych adresów mailowych, przy czym pracownicy Biura (Rady m.st. Warszawy - przyp. red.) od samego początku kadencji informowali, iż jedynym kanałem komunikacji jest poczta na domenie: radny.um.warszawa.pl, przez co zaistniała sytuacja jest dla mnie tym bardziej kuriozalna - twierdzi radny PiS, zaznaczając, że swojego prywatnego maila podawał jedynie na początku nowej kadencji Rady m.st. Warszawy w 2018 r. Robili tak wszyscy nowi radni, do czasu założenia dla nich bezpiecznych skrzynek pocztowych.

- Przypuszczam, że po tym okresie korespondencja kierowana do mnie przez Biuro Rady była dalej wysyłana również na prywatny adres, przy czym jednocześnie błędnie go zapisano, przez co wiadomości trafiały do osoby, która ma zbliżony do mojego adres - twierdzi Binkowski.

Wersję z pomyłką adresu potwierdza również podinspektor Urzędu m.st. Warszawy Barbara Pikula, która zbierała dane kontaktowe od nowych radnych i przesyłała im stosowne dokumenty. W kilku miejscach wyjaśnienia urzędniczki wysłane naszej redakcji różnią się jednak od słów radnego.

"Informuję, że pisma wysyłane do Radnego na zły adres nie były zamierzone i wynikają z pomyłki" - stwierdziła w mailu urzędnik, dołączając następujące wyjaśnienia.

"Nie miałam żadnej świadomości używania błędnego adresu. Informacje, o których wspomniałam, wysyłałam na adres prywatny na prośbę Radnego. Informacje przeze mnie wysyłane dotyczyły terminów posiedzeń komisji i ich potwierdzenie nie jest wymagane, gdyż równolegle wysyłane były pocztą służbową i umieszczane na stronach internetowych miasta. W 2018 r. Radny wyjaśniał ze mną kwestię błędu w prywatnym adresie mailowym i nie zastrzegł, abym nie wysyłała korespondencji na adres, który mi wówczas podał. Informacje o posiedzeniach komisji wysyłane były również na adresy służbowe. W związku z zaistniałą sytuacją zobowiązuję się nie wysyłać informacji o posiedzeniach komisji na adres prywatny, a informację o błędzie otrzymałam w mailu od pana. Informacje ode mnie dotyczyły wyłącznie terminów posiedzeń wymienionych wcześniej Komisji" - czytam.

Mamy w takim razie dwie wersje błędu. Jedną, w której radny o niczym nie wiedział i niczego nie zgłaszał, i drugą, w której zarówno urzędnik, jak i radny mogli mieć świadomość błędu już w 2018 r., ale z "weryfikacji adresu" nie wynikły żadne konkretne działania. Korespondencja płynęła do prywatnej osoby nadal. 

Co gorsza, po tym, jak powiadomiłem o problemie urzędników, radny nie został poinformowany o naturze problemu. Nie jest również prawdą, że w kierowanej na zły adres korespondencji znajdowały się jedynie terminy posiedzeń Komisji. Były tam również dziesiątki stron dokumentów, o których wspomniałem wcześniej.

Równocześnie Szpital Zakaźny w Warszawie twierdzi, że od strony proceduralnej nie ma sobie niczego do zarzucenia. "Błąd w adresie pojawił się w lutym 2021. Od początku kadencji Rady Społecznej pan Maciej Binkowski nie potwierdził swoich danych do kontaktu" - czytam w przesłanym do WP oświadczeniu dyrekcji placówki. "Spotkania Rady Społecznej nie są tajne. Szpital jest jednostką finansów publicznych, tym samym na posiedzeniach omawiane są tematy, o których można się dowiedzieć poprzez zapytanie o Informację Publiczną. Gdyby pan Maciej Binkowski zweryfikował swoje dane adresowe, sytuacja nie miałaby miejsca. Oczywiście zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe. Wyjaśniono już i uzyskano aktualne dane teleadresowe" - głosi stanowisko Szpitala.

- Nie rozumiem, jak dysponenci baz adresowych mogli dopuścić się takich błędów. Nie miałem na to najmniejszego wpływu ani wiedzy o takich zaniedbaniach. Będę apelował do marszałka Adama Struzika, który nadzoruje funkcjonowanie Szpitala, o kontrolę przestrzegania procedur związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych w placówce. Analogiczną prośbę skieruję do Rafała Trzaskowskiego w zakresie funkcjonowania Urzędu m.st. Warszawy - deklaruje radny Binkowski.

Urząd Miasta od połowy grudnia nie odpowiedział na nasze pytania ani nie odniósł się do naruszenia standardów korespondencji służbowej.

Marcin Makowski dla WP Wiadomości