Jak przeżyć w biurze

W pomieszczeniu biurowym bez ścianek działowych pracownicy oddają się rytuałowi wielogodzinnego oczekiwania na to, aż pierwszy z nich powie: Kto chce kawę? Ten ktoś musi się liczyć z tym, że do końca dnia będzie pełnił funkcję kuchcika. Pamiętajmy również, że nikt nigdy nie awansował na szczyty hierarchii w firmie, pijąc cuchnącą herbatę. Kto chciałby odbywać ważne zebranie w pomieszczeniu, w którym unosi się woń mięty pieprzowej, rabarbaru, aloesu?

Większość z nas nie wiąże swej kariery z pracą przy sortowaniu poczty. Ze względu na epidemię e-maili spędzamy jednak połowę czasu pracy, harując przy skrzynce pocztowej włas­nego komputera. Pamiętajmy, że większość e-maili ulega biodegradacji. Jeśli pozwolimy im utonąć w zalewie napływającej poczty, pozostawiając je bez odpowiedzi, stracą jakiekolwiek znaczenie. Niektórzy mogą uznać takie postępowanie za szokujące czy wręcz samobójcze, ale jeśli sprawa jest naprawdę ważna, nadawca w końcu zwróci się do nas o wyjaśnienie.

Robić postępy w biznesie znaczy zwrócić na siebie uwagę. Pracując jak wół, stajesz się prawie niezauważalny. Znacznie lepiej jest pracować jak wół nad tym, by zwrócono na nas uwagę. Menedżerowie wyższego szczebla przepadają za menedżerami niższego szczebla przejawiającymi inicjatywę i chęć działania, a to głównie dlatego, że im więcej menedżerowie niższego szczebla będą mieli chęci do pracy, tym mniej menedżerowie wyższego szczebla będą musieli zrobić sami. Oczywiście podjąć się dobrowolnie wykonania jakiegoś zadania i wykonać je to dwie różne rzeczy. Z chwilą, gdy zyskałeś uznanie za samo zgłoszenie się do wykonania projektu, najlepiej uciec od niego jak najdalej, zanim trzeba będzie zacząć nad nim pracować. Najlepszym sposobem na to jest zgłoszenie się na ochotnika do następnego projektu.

Myślicie pewnie, że ludzie leniwi tworzą jakąś bezwładną masę na najniższym szczeblu w hierarchii firmy. Jest wręcz przeciwnie: w świecie biznesu lądują na wszystkich poziomach, z fotelem prezesa włącznie. Z prostego powodu: jeśli w biznesie coś dzieje się nie tak, to na ogół dlatego, że ktoś próbował coś poprawić. Rzecz jasna, jeśli nie robimy nic, nie można nas winić za to, że coś nie wyszło. Człowiek, który cały dzień siedzi jak warzywo i oddaje się prostowaniu spinaczy, jest więc jedynym pracownikiem ze stuprocentowym wskaźnikiem sukcesu, a taki rekord daje stuprocentową gwarancję awansu. 5. OCENY ROCZNE PRACOWNIKA TRAKTUJ JAK PRZESŁUCHANIA DO PANTOMIMY

Oceny roczne dają szansę na wymianę opinii z szefem. Można to tak nazwać, bo wchodzimy do gabinetu szefa z własną opinią, a wychodzimy z jego opinią. Gdy mamy za sobą słaby rok, najlepszym wyjściem będzie reakcja pośrednia między pełnymi zażenowania przeprosinami a uniżonymi pochlebstwami, coś w tym stylu: Darzę pana tak wielkim szacunkiem, że czasem mnie to rozpraszało i stąd to pasmo spieprzonych wyników – główna cecha mojej tegorocznej pracy.

Co ciekawe, oceniać pracownika jest równie trudno, jak ocenę tę przyjmować. Tajemnica polega na połączeniu krytycyzmu z wyrazami uznania. Na przykład: Popełniłeś sporo błędów, Martin, ale przyznajemy, że popełniłeś je dlatego, że jesteś kompletnym idiotą.

Myślenie biznesowe, w przeciwieństwie do myślenia, zawsze „wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klienta”. Gdy „dostrzeżemy potencjał”, to naszym zadaniem jest najpierw „zidentyfikować i stargetować grupę docelową”, a następnie „uprzedzić jej najśmielsze oczekiwania”. W tym celu menedżerowie zrobią wszystko, by „wejść w skórę klienta” i „spoglądać jego oczami”. Pamiętaj, że klient jest królem (chyba że to kobieta).

Jeśli zgromadzisz wszystkich szefów firm z całego kraju w jednym pokoju, jedyne, co z tego może wyniknąć, to opcje na akcje dla nich samych i trochę drętwej mowy dla Wall Street. Daj im jedną dobrą asystentkę, a mogą kazać jej odwalić kawał dobrej roboty. Dlatego asystentkom jest bardzo trudno awansować na menedżerów. Nie dlatego, że asystentki nie potrafiłyby wykonywać zadań menedżera, ale dlatego że menedżerowie nie potrafiliby wykonywać zadań menedżera bez asystentek. Pamiętajcie, że na polu golfowym na każdego golfistę z kręgów kierowniczych przypada jedna asystentka pilnująca interesu w biurze.

Pomyśl, jak łatwo jest zdenerwować kogoś w domu i pomnóż to przez trzy – tak łatwo jest zdenerwować kogoś w miejscu pracy. Najłatwiej zaś zdenerwować własnego szefa. Wystarczy, że się pojawisz, a już masz u niego duży minus. Chcąc pozyskać jego życzliwość, musisz po prostu odgadywać każdy jego kaprys, wykonując pracę, zanim szef zdecyduje, że jest to potrzebne. Musisz też śmiać się z jego żałosnych dowcipów, a nie z jego żałosnego braku gustu. Równie łatwo zirytować ludzi z samego dołu drabiny biurowej hierarchii. Jeśli nasza praca polega na naciskaniu guzika, to na pewno nie polubimy kogoś, kto nas poucza, gdzie, kiedy i jak to robić. Do podziwiania wyżej wymienionej sztuki można dopuścić tylko i wyłącznie ludzi szanujących nasze absolutne mistrzostwo w naciskaniu guzika. 9. DAWAJ SOBIE RADĘ BEZ SZEFÓW

Różnica między szefem a naszym bankiem polega na tym, że bank czasem daje nam kredyt na różne rzeczy. Szefowie natomiast wyznaczają nam zadania do wykonania, a potem karcą nas za to, że je wykonaliśmy. Nie mogą jakoś zrozumieć, że gdyby nie dawali nam zadań, to nie partaczylibyśmy ich tak często i efektownie. Oczywiście są szefowie dobrzy i źli. Niektórzy zadają sobie trud zainteresowania się tym, co robimy, sprzyjają naszemu rozwojowi osobistemu, dostarczają nam pobudzających wyzwań w środowisku pracy. Są też dobrzy szefowie, którzy zamykają się w swych pokojach, przez pięć godzin jedzą obiad i pozostawiają nas samym sobie.

Trzymaj się z daleka od wszelkich papierków, ponieważ z nimi najprawdopodobniej łączy się jakaś praca. Kiedyś mówiło się, że dopóki nie skończy się roboty papierkowej, praca nie jest zakończona. Dziś, gdy praca większości ludzi polega właśnie na robocie papierkowej, zbyt często się tego nie słyszy. To tak, jakby przekonywać konstruktora statków, że praca nie jest skończona, dopóki statek nie jest gotowy – to jasne jak słońce. Istnieje jednak pewna różnica między sytuacją, gdy wodujesz statek, który potem znika za horyzontem, a wykonaniem roboty papierkowej, która mnoży się bez końca i już nazajutrz ląduje znów na twoim biurku.

Alkohol i biznes nie pasują do siebie, i dlatego nie powinniśmy sobie zawracać głowy pracą, gdy mamy ochotę na drinka. Nadużywanie alkoholu w pracy prowadzi do tego, że kręci nam się w głowie, mamy łatwiejszy kontakt z ludźmi i większą pewność siebie. Innymi słowy, czujemy się, jakbyśmy pracowali w dziale sprzedaży. Nazajutrz natomiast mamy wrażenie, że cały świat zamienił się w ponurą izbę tortur, a nam się wydaje, że trafiliśmy do działu komputerowego. Jest bezwzględną regułą, że osoba zarabiająca w biurze najmniej, jako pierwsza stawia innym drinka po pracy. Jako pierwsza jest też urżnięta i mówi coś tak obraźliwego, że siódmy rok z rzędu omija ją podwyżka. 12. UBIERAJ SIĘ PORZĄDNIE, A NIE BYLE JAK

Od upadku komunizmu bardziej niż cokolwiek innego dały się we znaki kapitalizmowi „piątki na luzie”. Biznesowe garnitury są po to, by oddawać się w nich działalności biznesowej. Jeśli nosisz hełm spawacza, ludzie oczekują, że będziesz spawał, jeśli nosisz garnitur, ludzie oczekują, że będziesz prowadzić biznes. Jeśli jednak nosisz szorty i sandały, ludzie oczekują, że wybierasz się do San Francisco z kwiatami we włosach.

Z drugiej strony, nigdy nie ubieraj się zbyt formalnie. Wyglądasz wtedy jak członek grupy mafijnej lub przedsiębiorca pogrzebowy, jeśli nie jedno i drugie.

Odbieranie telefonu w biurze na ogół oznacza rozmowę z klientem lub szefem. Ponieważ obaj dzwonią tylko wtedy, gdy czegoś chcą, odbieranie telefonu będzie prawdopodobnie oznaczało wykonanie jakiejś pracy. Podnosimy słuchawkę telefonu tylko wówczas, gdy wiemy, że chodzi o rozmowę towarzyską. Ponieważ dość trudno o tę pewność, najlepiej przeprowadzić sporo prewencyjnych wychodzących rozmów towarzyskich. Menedżerowie zawsze bardzo się irytują nieodebranymi telefonami, twierdząc, że mógłby to być ktoś, kto potencjalnie przyniesie miliony funtów zysku. Ty już wiesz, że to jest bardzo mało prawdopodobne, bo przed chwilą odbyłeś rozmowę przez telefon z kimś skłonnym wydać miliony funtów na produkty twojej firmy i byłeś dla niego tak opryskliwy, że rzucił słuchawkę.

Biurowe parkingi są zbudowane według sztywnych standardów wymagających, by miały o 30 procent mniejszą powierzchnię niż samochody. Jeżeli szefowie przychodzą do pracy pierwsi, to tylko dlatego, że ich gigantyczne wozy można zaparkować tylko wtedy, gdy parking jest pusty i nie trzeba cofać ani manewrować. Właścicielom nissanów micra pozostaje wciskać się w maleńkie odstępy, jakie zostawiają menedżerowie. Jeśli musisz użyć wstecznego więcej niż 18 razy, aby wjechać w wolną przestrzeń, to nie powinieneś w tym miejscu parkować. Pamiętaj, że nie ma się z czego cieszyć, gdy tkwisz w najwęższej luce świata i nie możesz otworzyć drzwi. 15. ODMAWIAJ UCZESTNICTWA W KONFERENCJACH

Konferencje to biznesowy odpowiednik wspólnego wyjścia do restauracji, bo każdy uważa to na początku za znakomity pomysł, ale zawsze kończy się tym, że się za dużo wypije, plecie głupoty i ma kaca przez parę dni. Największym lękiem w świecie biznesu przejmuje nas konieczność zabrania głosu na konferencji, ponieważ na ogół nie mamy nic interesującego do powiedzenia i nikogo ze słuchaczy nie interesuje ani trochę nasze wystąpienie. Na przykład, gdy jesteś szefem działu komputerowego jakieś firmy, twoim obowiązkiem zawodowym jest dopilnować, by sieć komputerowa sprawnie działała. Jeśli działa, oni i tak o tym wiedzą, a jeśli nie działa, nie chcą słuchać, jak żałośnie się tłumaczysz.

Konsultant w biznesie to ktoś o tak nadętym ego, że utrzymywać go musi więcej niż jedna firma. Na poziomie międzyludzkim, konsultanci próbują wzbudzić strach, względnie zaprzyjaźnić się.

Gdy próbują się z nami zaprzyjaźnić, budzą największy strach. Próbą ognia dla konsultanta jest to, czy potrafi powiedzieć: Wszystko w porządku, nie mam tu nic do roboty. Żaden prawdziwy konsultant nie jest do tego zdolny. Wystawi nam za to rachunek opiewający na sumę, która nie pozwoli naszym zyskom wykroczyć ponad poziom czyniący dalsze konsultacje zbędnymi.

Wszyscy w biurze nadają się do czegoś. Mają doświadczenie, program, formę, rejestr spraw, wiedzę lub klucz do zrealizowania czegoś w sposób możliwie najłatwiejszy. Jeśli jednak za daną sprawę bierze się ktoś inny, to ostatnią osobą w świecie, jaką poprosi o pomoc, będzie osoba właściwa. Zamiast spytać, raz jeszcze wynajdą koło, zdadzą egzamin na prawo jazdy i wykonają kilka strasznych testów wypadkowych.

W ten sposób wszyscy uczą się wszystkiego od zera. Właśnie to kryje się pod hasłem „otwarta firma, która wciąż się uczy”.

Znajomości ze szkoły były siłą napędową brytyjskiego przemysłu, co pozwala wyjaśnić, dlaczego przestał on istnieć. W biznesie wciąż mówi się jednak, że liczy się nie to, co wiemy, ale to, kogo znamy, co wpływa nieco deprymująco na świeżych absolwentów szkół. Zwolennicy nawiązywania sieci znajomości wręczają nam wizytówkę w ciągu pierwszych 30 sekund rozmowy. Następnie przez około 20 minut opowiadają nam o swych zdolnościach – po upływie tego czasu możemy im zaproponować naszą wizytówkę i skorzystać z okazji, by zwrócić im ich własną, przyglądając się, jak wsuwają ją z powrotem do kieszeni. 19. NAUCZ SIĘ PRZETWARZAĆ SPRAWOZDANIA

Sprawozdania to biurowy odpowiednik drogowych pachołków. Nie są właściwie samą pracą, ale dużym, wyraźnym znakiem, że prawdziwa praca może być kiedyś wykonana. Jednocześnie opóźniają wszelkie czynności, wywołując złość i irytację. Najszybszym i najłatwiejszym sposobem na sprawozdanie jest zmiana nazwisk w sprawozdaniu poprzednim. Czyniąc to, pamiętajmy jednak, że zawsze znajdzie się jedno nazwisko, które nam umknie i na pewno znajdzie się ono w zdaniu typu: „Będziemy zawsze wiernie służyć…” Inną rzeczą, o której ludzie nagminnie zapominają, jest naniesienie zmian w nagłówkach i w stopkach, gdzie poważne błędy zauważamy dopiero w windzie, gdy jedziemy wygłosić nasze sprawozdanie.

Połowę każdego dnia pracy spędzamy na zebraniach, z których połowy nie warto organizować, a na tych, które warto, połowa czasu idzie na marne. Oznacza to, że prawie jedną trzecią życia w biurze spędzamy w małych pomieszczeniach z ludźmi, których nie lubimy, wykonując czynności pozbawione znaczenia. Jeśli mamy tyle zebrań, to tylko dlatego, że są one jedynym wytchnieniem od pracy, telefonów i klientów. Mówi się, że tajemnicą udanego zebrania jest przygotowanie się do niego. Jednak gdyby ludzie naprawdę przygotowywali się do zebrań, przede wszystkim zrozumieliby, że większość z nich jest niepotrzebna.

W istocie dobrze poprowadzone zebranie to jedno z najbardziej przerażających zjawisk w biurze. Musimy się do niego przygotować, trzeba podczas niego pracować, a po nim podjąć jakieś działania. Na szczęście tego typu zebrania są zjawiskiem tak rzadkim, jak beztroska radość życia w dziale finansowym.

Guy Browning, The Guardian