Jak skonfigurować infrastrukturę biznesową za pomocą Google Workspace — doświadczenie NetHunt CRM

W połączeniu z NetHunt CRM, który integruje się z Gmail, przedsiębiorstwa mogą znacznie zwiększyć swoją efektywność, zoptymalizować komunikację i poprawić wyniki finansowe. W tym artykule przedstawiamy, jak zespół NetHunt CRM przeniósł swoje wewnętrzne procesy do Google Workspace i zoptymalizował funkcjonowanie firmy.

Google Workspace (wcześniej znany jako G Suite) to zestaw narzędzi usług chmurowych od Google, obejmujący popularne usługi takie jak Gmail, Dokumenty Google, Arkusze Google, Dysk Google, Kalendarz Google, Google Meet, Google Chat i wiele innych. Ten Pakiet umożliwia efektywne zarządzanie zespołami, projektami i procesami biznesowymi, przechowując wszystkie dane w jednej ekosystemie oraz umożliwiając integrację z aplikacjami zewnętrznymi.

Google Workspace może zastąpić wiele różnych narzędzi, znacznie ułatwiając organizację pracy.

Przykład: w pierwszych latach działalności NetHunt CRM korzystaliśmy z narzędzi takich jak Slack czy Zoom. Jednak koszt takich usług może być znaczący, zwłaszcza dla dużych zespołów.

Porównanie kosztów:

• Abonament Slack: od 7,25 do 12,5 USD miesięcznie za użytkownika.
• Abonament Zoom: od 160 do 220 USD rocznie za użytkownika.

Dla 10-osobowego zespołu startupu same te dwa narzędzia będą kosztować co najmniej 2 470 USD rocznie.

Natomiast Google Workspace kosztuje od 6 do 18 USD za użytkownika miesięcznie (w zależności od planu). Dla tego samego zespołu składającego się z 10 osób koszt roczny wynosi 720–2160 USD, łącznie z pełnym pakietem aplikacji. 

Filozofia NetHunt CRM skupia się na ulepszaniu doświadczenia użytkownika. Dlatego ważne było dla nas znalezienie uniwersalnego rozwiązania, które połączy wszystkie niezbędne usługi w jednym miejscu. Tym rozwiązaniem okazał się Google Workspace.

Obecnie cała wewnętrzna komunikacja zespołu NetHunt odbywa się za pomocą Google Workspace. Korzystamy z czatów, szybko przechodzimy do e-maili czy wideokonferencji, tworzymy zadania lub przeglądamy kontakty — wszystko bez przełączania się między aplikacjami.

Wcześniej korzystaliśmy z oddzielnych usług, które wymagały znacznych kosztów, podczas gdy Google Workspace nie tylko oferuje niższe ceny, ale także większą integrację.

Jednym z największych atutów jest to, że NetHunt CRM natywnie integruje się z Gmail i innymi aplikacjami Google Workspace, co jest jedną z najbardziej cenionych funkcji przez naszych użytkowników. Dzięki temu:

• Możemy zarządzać procesami biznesowymi bezpośrednio z Gmail.
• Wszystkie informacje o klientach i procesach są zebrane w jednym miejscu.
• Automatyzujemy rutynowe zadania, optymalizując procesy pracy.

Zarządzanie procesami biznesowymi w Gmail

Integracja NetHunt CRM z Google Workspace pozwala na zarządzanie sprzedażami bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej. Aktywne transakcje, statusy, zadania, prognozy sprzedaży — wszystko to jest dostępne w Gmail, co znacznie ułatwia pracę. 

Poszukiwanie leadów i zarządzanie nimi

Informacje o klientach ze wszystkich kanałów (e-maile, rozmowy telefoniczne, komunikatory, formularze na stronie internetowej) są automatycznie synchronizowane w kartach klientów w NetHunt CRM. Umożliwia to szybki dostęp do potrzebnych danych i zapewnia ciągłość historii interakcji.

Integracja wszystkich kanałów komunikacji

Komunikacja z klientami jest teraz zintegrowana w jednym miejscu. Niezależnie od tego, czy jest to LinkedIn, WhatsApp, rozmowy telefoniczne, czy tradycyjna korespondencja e-mail — wszystkie kanały są połączone w NetHunt CRM. Dzięki temu możesz odpowiedzieć klientowi na WhatsApp lub przejrzeć nagrania poprzednich rozmów bez wychodzenia z Gmaila.

Pełna historia interakcji z klientami

NetHunt CRM gromadzi wszystkie dane o kliencie w jednej karcie: dane kontaktowe, dokumenty, komentarze menedżerów, całą korespondencję, a także historię komunikacji z innych kanałów. Dzięki temu przekazywanie klienta pomiędzy pracownikami jest łatwiejsze, ponieważ wszystkie informacje są uporządkowane.

Automatyzacja procesów

System automatyzuje rutynowe zadania: przydziela transakcje między menedżerów, aktualizuje statusy, wysyła wiadomości e-mail, tworzy przypomnienia i powiadomienia. Minimalizuje to ryzyko błędów i pozwala zespołowi skupić się na zadaniach strategicznych.

Analiza efektywności pracy zespołu

Dzięki NetHunt CRM można tworzyć szczegółowe raporty, analizować sprzedaży i oceniać produktywność każdego pracownika. System pomaga także określić najbardziej efektywne kanały pozyskiwania klientów, co wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Integracja Google Workspace i NetHunt CRM otwiera nowe horyzonty dla biznesu: to nie tylko wygodne narzędzie do zarządzania komunikacją, ale także potężne rozwiązanie wspierające automatyzację procesów, analizę danych i optymalizację pracy. Dzięki temu rozwiązaniu można oszczędzać czas, zasoby i środki, koncentrując całą uwagę na strategicznym rozwoju firmy.

Wsparcie dla rozproszonych zespołów

Google Workspace jest idealny dla firm, których pracownicy pracują z różnych miejsc na świecie. Platforma zapewnia dostęp do całej infrastruktury biznesowej i danych, niezależnie od lokalizacji (pod warunkiem dostępu do Internetu). Dzięki temu przeniesienie zespołu lub firmy do innej lokalizacji nie wpływa na produktywność. 

Bezpieczeństwo danych

Google Workspace zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, chroniąc dane przed wyciekiem i uszkodzeniem. Wykorzystuje wiodące protokoły bezpieczeństwa, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie danych i monitorowanie podejrzanej aktywności za pomocą sztucznej inteligencji. Funkcja Single Sign-On (SSO) umożliwia pracownikom korzystanie z jednego konta firmowego w celu uzyskania dostępu do wszystkich aplikacji, upraszczając pracę i zarządzanie dostępem. Gdy pracownik opuszcza firmę, wystarczy dezaktywować konto w Google Workspace, aby zablokować dostęp do wszystkich aplikacji.

Zwiększony poziom kontroli nad kontami pracowników

Google Workspace oferuje wspólne dyski (dysk współdzielony) do przechowywania plików przez zespół. Należą oni do zespołu, a nie do pojedynczej osoby, dzięki czemu ważne dokumenty pozostają dostępne nawet po odejściu pracownika. W przeciwieństwie do bezpłatnego Dysku Google, subskrypcja Google Workspace zapewnia miejsce na dane od 30 GB do 2 TB na użytkownika. 

Znaczące oszczędności

Na koniec, Google Workspace znacząco oszczędza Twoje pieniądze.

Przede wszystkim nie musisz wydawać środków na wdrożenie specjalistycznej infrastruktury biurowej dla różnych aplikacji, płacić za fizyczne serwery ani zatrudniać administratorów systemów. 

Ponadto nie musisz osobno wydawać pieniędzy na usługi komunikacji w zespole, organizowania wideokonferencji, synchronizowania osobistych kalendarzy pracowników – tę samą funkcjonalność możesz uzyskać w Google Workspace. 

• Wszystko, co jako administrator musisz mieć, aby założyć konto w Google Workspace, to nazwa domeny oraz alternatywny adres e-mail.
• Następnie wystarczy zweryfikować adres domeny. Po wykonaniu tej czynności możesz zacząć dodawać użytkowników. Możesz organizować ich w grupy i tworzyć dla nich adresy takie jak sales@yourcompany.com.
• Koniecznie od razu skonfiguruj uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), aby zabezpieczyć konta.
• Jeśli wcześniej korzystałeś z Microsoft Exchange lub Outlook, możesz przenieść dane, więc nie musisz się obawiać, że utracisz jakieś ważne informacje biznesowe.
• Prawdopodobnie największym wyzwaniem przy budowie infrastruktury biznesowej w Google Workspace będzie nauczenie zespołu korzystania z nowych aplikacji, takich jak Google Chat. Zwłaszcza jeśli wcześniej używaliście innych specjalistycznych narzędzi do komunikacji.
• Możesz zacząć od tworzenia grupowych czatów tematycznych w nowej aplikacji Google i zapraszania współpracowników do dyskusji. Gdy współpracownicy zapomną o nowej aplikacji i będą wysyłać wiadomości w starej, oznacz ich i poproś o zduplikowanie wiadomości w Google Chat.
• Zanim wszyscy przyzwyczają się do nowego kanału komunikacji, może upłynąć trochę czasu. Podobnie będzie z innymi aplikacjami.