Szczegółowy zakres obowiązków stron określa umowa zawarta między Kancelarią Premiera RP a Polską Agencją Prasową i Katolicką Agencją Informacyjną. Polska Agencja Prasowa zajmie się przygotowaniem oraz prowadzeniem - wraz z KAI - czterech, o najwyższych standardach, centrów prasowych. Zapewni logistykę oraz infrastrukturę obsługi w czasie wizyty papieskiej dwóch do trzech tysięcy dziennikarzy z całego świata oraz kilkudziesięciu ekip telewizyjnych i radiowych.
Katolicka Agencja Informacyjna poprowadzi Biuro Akredytacyjne, zajmie się udostępnianiem dziennikarzom tekstów papieskich przemówień oraz zapewni symultaniczne tłumaczenia w centrach prasowych na język angielski i włoski. We współpracy z PAP KAI uruchomiła oficjalny serwis internetowy papieskiej wizyty (http://www.b16.pl/) oraz przygotuje informator dla akredytowanych dziennikarzy. Zapewni też informacje w poszczególnych centrach prasowych na temat Kościoła i diecezji odwiedzanych przez papieża.
"Jest dla nas zaszczytem możliwość obsługi pierwszej wizyty Ojca Świętego Benedykta XVI w Polsce – powiedział prezes PAP Waldemar Siwiński. - Polska Agencja Prasowa posiada niezbędne przygotowanie merytoryczne, zespół fachowców specjalizujących się w obsłudze medialnej wydarzeń najwyższej rangi".
"PAP w niedawnej przeszłości - przypomniał Siwiński - obsługiwała tak znaczące wydarzenia, jak eurowybory, obchody 60-lecia wyzwolenia KL Auschwitz-Birkenau, III Szczyt Rady Europy oraz 25-lecie 'Solidarności'".
Prezes KAI Marcin Przeciszowski podkreślił, że "wizyta Ojca Świętego Benedykta XVI jest wielkim wydarzeniem dla naszej ojczyzny i Kościoła". „Cieszy mnie” – dodał – „widoczne już teraz ogromne zainteresowanie mediów tym wydarzeniem. Pobyt papieża Benedykta XVI na ziemi polskiej z uwagą obserwować będzie cały świat”.
"Mam nadzieję - powiedział Przeciszewski - że obsłudze prasowej tej wizyty towarzyszyć będzie równie dobra atmosfera jak pielgrzymkom Jana Pawła II - co znajdzie odzwierciedlenie w przekazach medialnych. Cieszę się, że wieloletnie doświadczenie KAI w zakresie obsługi papieskich wizyt i tym razem służyć będzie kilku tysiącom akredytowanych dziennikarzy".
Rzecznik rządu Konrad Ciesiołkiewicz wyraził zadowolenie, że "obsługę medialną wizyty apostolskiej Jego Świątobliwości Benedykta XVI do Polski organizuje wspólnie Polska Agencja Prasowa i Katolicka Agencja Informacyjna".
"Właściwa obsługa medialna tak ważnego wydarzenia wymaga profesjonalistów najwyższej klasy" - podkreślił minister podczas piątkowej konferencji prasowej w Warszawie poświęconej obsłudze prasowej papieskiej wizyty. "PAP i KAI takimi fachowcami są" - zaznaczył.
Można już składać formularze o akredytację na obsługę majowej wizyty papieskiej, a wszelkie związane z nią informacje, podobnie jak na temat samej wizyty, są dostępne na stronie internetowej centrów prasowych wizyty pod adresem: http://www.b16.pl/.
